Praktiske oplysninger til jeres fest
Fra bordplan og æresport til musik, parkering og særlige kosthensyn. Her finder I svar på de spørgsmål, vi oftest får før en stor dag på Skovbakken i Silkeborg.
Godt at vide før dagen
Alle fester er forskellige, og meget kan tilpasses. Brug oplysningerne her som en praktisk guide, og kontakt os endelig om de personlige ønsker, der gør netop jeres fest særlig.
Planlægning
Besøg, bordplan, gæsteantal og betaling.
Kan vi komme og se lokalerne inden festen?
Ja, meget gerne. Ring eller skriv først, så vi sikrer, at der er nogen til at vise jer rundt, og at lokalet ikke er optaget. Før større selskaber tager vi gerne et møde om menu, bordopstilling, pynt, dansegulv og dagens tidsplan.
Hvornår skal I kende gæsteantal og bordplan?
Det endelige gæsteantal og bordplan skal være os i hænde senest fire dage før festen. Kontakt os hurtigst muligt, hvis der kommer ændringer tæt på dagen.
Hjælper I med bordplan og indretning?
Ja. Vi gennemgår gerne bordplanen sammen med jer, så der er god plads til både gæster, servering og et eventuelt dansegulv. Runde borde, langborde og andre opstillinger tilpasses festen og lokalet.
Hvor længe varer et selskab?
Aftenarrangementer er som udgangspunkt beregnet til fem timer. Festen kan forlænges efter aftale. Varighed og eventuelle ekstra timer fremgår af jeres konkrete tilbud eller ordrebekræftelse.
Hvordan foregår depositum og betaling?
Ved arrangementer med depositum er beløbet som udgangspunkt 5.000 kr. og betales senest 15 dage efter modtagelse af ordrebekræftelsen, medmindre andet er aftalt. Manglende betaling inden fristen betragtes som annullering af reservationen.
Restbeløbet betales på dagen. Der kan udleveres kvittering eller fremsendes faktura efter aftale.
Hvad gør vi, hvis festen skal ændres eller afbestilles?
Kontakt os skriftligt så hurtigt som muligt. Vi gennemgår mulighederne ud fra tidspunktet, jeres ordrebekræftelse og de aftaler, der allerede er indgået.
Hvad koster børn?
Børn fra 0 til 2 år deltager gratis. Børn fra 3 til og med 11 år er som udgangspunkt halv pris. Børnemenu og særlige ønsker aftales med jer.
Pynt og personlige detaljer
Gør lokalet til jeres eget.
Må vi selv medbringe bordpynt?
Ja, I må gerne medbringe egen pynt og personlige detaljer. Vi hjælper også gerne med borddækningen og har servietter i mange farver. Levering og opsætning aftales på forhånd, da det afhænger af den øvrige aktivitet i huset.
Må vi bruge levende lys?
Ja, almindelige levende lys er tilladt. Fortæl os gerne om større dekorationer på forhånd, så vi kan få opdækning, pynt og sikkerhed til at hænge godt sammen.
Må vi opstille en æresport?
Ja. Der er kroge omkring indgangsdøren, som kan bruges. Døren er cirka 180 cm bred og 214 cm høj. Det er døren til højre for den lange trappe under det lille tag.
Æresporten kan ofte sættes op aftenen før, men tidspunktet skal altid aftales med os.
Må vi bruge konfetti?
Ja, konfetti er tilladt. Der opkræves et fast rengøringsgebyr på 2.500 kr.
Mad og drikke
Kage, allergier og egne drikkevarer.
Kan I tage hensyn til allergier og kostønsker?
Vi kan ofte lave gode alternativer til blandt andet vegetarer og glutenintolerante gæster. Ved buffet kan vi ikke nødvendigvis erstatte samtlige retter én til én, og enkelte alvorlige allergier kan være vanskelige at imødekomme.
Oplys os derfor om allergier og særlige kosthensyn så tidligt som muligt.
Må vi selv medbringe fest- eller bryllupskage?
Det kan som udgangspunkt godt aftales. En bryllupskage kan ofte leveres og opbevares på køl fra dagen før. Vi skal blot kende leveringstidspunktet på forhånd. Kaffe, te og servering afhænger af jeres selskabspakke.
Må vi selv medbringe drikkevarer?
Ja, efter forudgående aftale. Der opkræves 135 kr. i proppenge pr. flaske. Tal med os om type, antal, levering og servering inden festen.
Musik og indslag
DJ, taler og teknisk udstyr.
Må vi have DJ eller levende musik med?
Ja, I er velkomne til at arrangere DJ, band eller anden underholdning. Ekstern underholdning står I som udgangspunkt selv for. Levering og opsætning af højttalere, lys og andet udstyr aftales med os inden festen.
Har I højttalere og AV-udstyr?
Vi har højttalere, som normalt kan tilsluttes telefon eller tablet, samt mulighed for projektor, mikrofon og en mindre scene. Fortæl os i god tid, hvad I har brug for, så vi kan bekræfte udstyret på datoen og hjælpe med en test inden gæsterne ankommer.
Hvordan koordineres taler og andre indslag?
Toastmasteren er meget velkommen til at koordinere løbende med vores personale. Vi tilpasser så vidt muligt serveringerne efter taler, sange og indslag. En tidsplan hjælper, men den må naturligvis gerne udvikle sig undervejs.
Adgang og transport
Kørestol, parkering og overnatning.
Er der adgang for kørestole og dårligt gående?
Ja. Man kan køre fra parkeringsområdet ved Iskælderdalen og følge grusvejen op til Skovbakken. Der er rampe og adgang til alle selskabslokaler.
Der er ikke et særskilt handicaptoilet. Kontakt os gerne inden besøget, så vi kan gennemgå adgangs- og toiletforhold i forhold til gæstens behov.
Hvordan er parkeringsforholdene?
Der er cirka 10–12 parkeringspladser oppe ved selve Skovbakken. Hold til højre, når I drejer ind ved parkeringsområdet i Iskælderdalen, og følg grusvejen op gennem skoven. Der er også offentlig parkering i Iskælderdalen og muligheder langs Sejsvej – følg altid skiltningen på stedet.
Ved større arrangementer i Silkeborg anbefaler vi, at gæsterne kommer i god tid og så vidt muligt kører sammen.
Er der mulighed for overnatning?
Skovbakken har ikke egne overnatningsmuligheder. Vi anbefaler, at hotel eller anden overnatning i Silkeborg bestilles i god tid, især i weekender med større arrangementer i byen.